Международный день секретаря (День профессиональных административных работников). День делопроизводственной службы мвд рф Поздравления с днем делопроизводства и режима

Секретарь за один рабочий день проделывает массу работы, которая почти незаметна, но перестав ее выполнять, тут же возникают вопросы и проблемы. Таким незаменимым специалистам посвящен свой профессиональный праздник.

История

Первым, кто выдвинул идею оформить День секретаря праздничным, был американец-публицист Гарри Клеумфусу. В Америке еще с 1952 года начали отмечать данное торжество, чтобы оценить по достоинству труд всех секретарей. Со временем поздравлять и чествовать специалистов начали и в других странах. Таким образом, данный день стал международным праздником.

В России отмечают День секретаря с 2005 года по инициативе секретарей городов и журнала «Секретарь». Как правило, одним днем празднество не обходилось, а проводилась неделя секретарей. За историю существования праздник не раз переименовывали в неделю секретарских работников, а также в неделю административных работников. Последнее название является более актуальным. Оно и прижилось в современном обществе.

К административным работникам относятся:

помощники руководителей;
офис-менеджеры;
администраторы;
кадровики;
делопроизводители.

Секретари, работая возле шефа ежедневно, знают все нюансы деятельности, часто помогают принимать важные решения, а иногда принимают их самостоятельно. От правильно слаженной работы, теплого приема почетных гостей, грамотно оформленных бумаг - зависит успех дела.

Для эффективной работы секретарь должен обладать следующими качествами:

хорошими внешними данными;
внимательностью;
чувством юмора;
отзывчивостью;
грамотностью;
умением быстро переключаться с одного вида деятельности на другой.

Традиции

В день административных работников секретари принимают поздравления от начальства и коллег, друзей и знакомых. Сами административные работники поздравляют друг друга словесно при встрече, а если нет такой возможности, то в социальных сетях и по электронной почте, рассылая различные тематические картинки и демотиваторы.

За годы празднества сложились традиции. Например, в Германии секретарь в свой профессиональный день может отрезать частичку галстука босса. В Англии директор приглашает секретаря к себе домой на званый ужин. В России принято дарить секретарям букеты цветов и сладости.

В день праздника руководство старается меньше давать работы своим помощникам-секретарям, тем самым, демонстрируя свое уважение к ним.

Сегодня практически каждая профессия имеет свой личный праздник. На этом фоне было бы несколько несправедливо, если бы не существовало Дня секретаря. Но такой праздник существует в статусе международного и российского. Давайте поближе познакомимся с датой его празднования, обычаями, традициями и историей.

Что это за дата?

День секретаря - это и Secretary"s Day, и День административных работников (Administrative Professionals Day), и Международный день данной специальности.

Кто же отмечает праздник? Конечно, не только секретари. Это день всех, от кого зависит жизнедеятельность, эффективность работы офиса:

ассистенты (в т. ч. и специалисты, ассистирующие руководящему звену фирм и предприятий, начальству);
помощники управляющего, директора;
спич-райтеры;
стенографисты;
офис-менеджеры;
референты;
специалисты, занятые в делопроизводстве.

Какого числа День секретаря?

Определенной даты празднования это профессиональное торжество не имеет. Традиционно отмечается в границах Недели административных профессиональных работников, что проходит в Соединенных Штатах.

Пример поздравления на праздник: "Пусть ваша ответственность будет вознаграждена успехом, внимательность - карьерным ростом, трудолюбие - хорошим материальным вознаграждением, преданность общему делу - всесторонним признанием, несравненные личностные качества - личным счастьем. С Днем секретаря!"

Сам же праздник выпадает на среду последней полной апрельской недели. Если мы обратимся не к международной, а российской его версии, то дата в 2018 году выходит на 21 сентября (третья пятница месяца). Профессиональное торжество не является официальным выходным днем ни для секретарей, ни для всех трудящихся в целом.

Национальные праздники

Мы осветили празднование международного Дня административного работника. Помимо него, в ряде стран существуют и собственные национальные варианты:

День секретаря в России отмечается в третью по счету сентябрьскую пятницу.
В Пакистане - третья апрельская среда.
Австралия отмечает профессиональный секретарский праздник в первую майскую пятницу.
В Зимбабве это первая среда сентября.

История праздника

День секретаря - достаточно молодой праздник. Его впервые отметили в 1952 году. Случилось это в США по инициативе публициста Г. Клемфусса (Нью-Йорк).

Тогда Административная неделя проходила в первую неделю июня и носила другое название - Национальная неделя секретарей. Secretary"s Day отмечался в ее рамках в среду. Его прошлое название - Национальный день секретаря. У праздника имелось несколько спонсоров. Самый серьезный из них - Национальная американская ассоциация секретарей.

Уже в 1955 году Национальная неделя секретарей и административных сотрудников была перемещена на традиционную для сегодня последнюю неделю апреля. Само ее название тоже претерпело ряд изменений:

В 1981 году произошло переименование на Неделю профессиональных секретарских сотрудников.
В 2000 году было утверждено современное название. Это Неделя административных профессиональных работников.

Сегодня APW (Неделя административных работников) - это зарегистрированная торговая марка. Принадлежит она Международной ассоциации административных трудящихся.

История праздника в России

Что касается нашей страны, то в РФ до недавнего времени секретари не имели собственного дня. Ситуация изменилась в 2005 году. Тогда инициативная группа работников из Москвы, Новосибирска, Воронежа, Таганрога, Ростова-на-Дону при участии редакции журнала "Секретарь.ру" предложила выделить праздник в третью пятницу каждого сентября.

Как отмечается праздник?

Поздравления с Днем секретаря могут быть различными. В основном административных работников поздравляют их непосредственные руководители. Это может быть как словесное пожелание трудовых успехов, так и грамота, благодарность, памятный подарок или даже премия.

Во многих компаниях существует традиция организации фуршетов и банкетов в честь торжества. А в рабочий День секретаря руководители стараются как можно меньше нагружать обязанностями своих подчиненных. Велика вероятность и праздничного завершения трудовых часов.

Важное о профессии

Давайте познакомимся с современным специалистом:

На работу секретарем-администратором в основном ведется набор людей до 30 лет, помощником руководства - до 40 лет.
Сегодня секретарь - не сугубо женская профессия. Чаще всего работодателя не тревожит пол сотрудника. Более того, помощники руководителя - это чаще всего мужчины.
В крупных компаниях обычно трудятся два секретаря - делопроизводитель и помощник руководителя. В зависимости от деятельности, необходим еще и референт-переводчик.
Офис-менеджер и секретарь сегодня - лицо компании. Он должен показывать клиентам, партнерам, что им рады, вызывать положительные эмоции.
Секретарь обязан не только успешно справляться со своей работой, но и помогать руководителю.
Успешный специалист стрессоустойчив, коммуникабелен, имеет хорошее чувство юмора и в совершенстве владеет навыками делового общения с людьми.

Разобравшись с числом Дня секретаря, нам стоит узнать немного больше об этой профессии:

В Древнем Риме секретарем традиционно называли доверенное лицо, человека, которому поручалось хранить тайны.
Первые секретари-женщины начали свою работу в 1880-м. Связано это было с изобретением печатной машинки. До этого секретарями трудились только мужчины. А вот в 20-м столетии профессия стала практически полностью женской.
Сегодня секретарь - это одна из пяти самых востребованных вакансий в мире.
Современный специалист не только отвечает на телефонные звонки и является "ходячей записной книжкой" босса. Это высококвалифицированный сотрудник с достойным опытом работы, на котором фактически держится вся жизнь офиса.
Сегодня в РФ работает более 1 млн секретарей, помощников руководителей, офис-менеджеров. Продолжительность их рабочего дня - 8-12 часов.
Профессия далеко не современная. Доподлинно известно об ее существовании еще в XIX веке. Были введены такие занятости, как губернский и В Табели гражданских чинов они занимали 10-е и 12-е место из четырнадцати возможных. Требования к секретарю тогда были не такие, как в современной реальности - от работника требовалось только грамотно писать.
По некоторым источникам, дата основания профессии в России - 27 февраля 1720 года. Однако еще в XV веке был популярен труд людей, ведущих деловые записи.

Появлением профессии в нашей стране мы обязаны Петру Великому. Он даже возвел ее в отдельный чин. Трудились тогда секретари на благо самых крупных заводов своего времени.
Первые профессиональные курсы для секретарей открылись в императорской России в 1868 году в Харькове.
В 1884 году в нашей стране выпускалось целых 8 изданий, посвященных секретарскому делу.
Профессия была достаточно популярной в XIX веке. А вот в 1925 году секретарей сравняли с посыльными. Новый виток популярности профессии в СССР пришелся на 70-е годы прошлого века.

Американская киноактриса Джей Фонда однажды отметила:

Офис может обойтись без директора, но пропадет без секретаря.

Это действительно так. В День секретаря мы поздравляем ответственных, высококвалифицированных и опытных работников.

Еще недавно профессионального дня для секретарей не было. Однако, учитывая важность этой профессии, в 2005 году такое положение было исправлено. Наконец, был учрежден День секретаря. 2018 год станет новым подтверждением значимости работников офиса.

Как возникла профессия секретарь

Наименование профессии произошло от слова «секрет». В древности всеми тайнами ведали специальные доверенные особы, которые назывались секретарями. В начале, секретами владели только представители мужского пола. Они служили царским особам и высокопоставленным представителям общества. Такие лица, как правило, обладали огромным влиянием. О важности их положения говорят их должностные звания: генеральный или госсекретарь.

С изобретением первой печатной машинки на должность секретаря стали брать и представителей прекрасной половины человечества. Женщины лучше справлялись с печатанием текстов. Особой популярностью пользовались секретари-референты. В начале прошлого века на этой службе числились практически одни женщины.

Когда конкретно появилась эта профессия в мире сейчас трудно определить. Что касается нашей страны, то временем создания должности секретаря можно считать период правления первого императора России. Именно тогда появился указ Петра первого о сокращении бумажной волокиты.

Надо отметить, что и до этого в государстве российском существовала должность, подразумевающая документальные записи. Намеки на ведение секретарского дела появились в конце пятнадцатого века.

Во времена же Петра Первого был учрежден чин секретаря. К ним предъявлялся целый комплекс требований. Начиная с 1840 г. на всех крупных предприятиях в России уже были секретари. Через некоторое время ими обзавелись и другие предприятия.

Первые секретарские курсы появились в 1868 г. в Харькове. Надо отметить, что в этом плане Россия была первооткрывателем. В других государствах подобные курсы появились позже.

Кроме этого появились специализированные журналы для секретарей. В 1884 г. их уже насчитывалось 8 штук. Вместе с этим, с развитием промышленности появились многочисленные курсы повышения квалификации для секретарей.

Рассвет секретарского дела произошел в двадцатые годы прошлого столетия. Правда, стоит отметить, что этот период длился недолго. Вскоре секретарей приравняли к машинисткам и рассыльным. Спустя несколько десятилетий эта профессия вообще перестала быть престижной. В конце двадцатого века опять вспомнили о важности секретарского дела. Правда, новые веяния в большей степени пришли из Запада.

Какого числа праздник?

С инициативой создания профессионального дня секретаря выступили представители этой профессии с многих городов Российской Федерации. Руководство страны с пониманием отнеслось к такой инициативе, и был учрежден День секретаря. Датой его празднования была назначена – третья пятница сентября. В нынешнем году — это будет – 21.09.18 г.

Сегодня такая должность существует не только на крупных предприятиях. Секретари сейчас есть в большинстве организаций и компаний. Очень часто от них зависит имидж фирмы, и даже успешное продвижение на рынке. Опытные секретари являются правой рукой руководства любого предприятия или организации. От них зависит информация, которая берется во внимание руководителями компаний и фирм. Секретари обязаны:

встречать гостей:
работать с документацией;
вести переговоры по телефону;
обеспечивать комфортные условия при встрече посетителей (подача напитков и т.п.).

Следует заметить, что похожие профессиональные дни есть во многих государствах. Например, в Америке работникам офиса посвящено семь дней. Как правило, это последняя неделя апреля. Непосредственно день, посвященный секретарям, празднуется в последнюю среду апреля. Этот день в 1952 г. приобрел статус международного праздника.

Суть работы секретаря сегодня

Деятельность секретаря достаточно важна в наше время. Через него проходит множество бумаг, документов. Нередко работа связана с компьютером. В течение дня приходится решать множество проблем. Очень часто эта работа незаметна, но очень необходима.

Профессионализм секретаря заключается в терпении и умении находить общий язык с любым посетителем. Секретарь – это лицо любой компании. От его поведения многое зависит и первое впечатление, и результат переговоров и в конечном итоге успех всего коллектива организации или предприятия. Он должен быть постоянно выдержан и уметь радушно встретить любого посетителя.

Сегодня для успешной работы секретаря мало обычной эрудиции. Секретарь должен в совершенстве владеть компьютерным мастерством, делопроизводством, а иногда и знать иностранные языки. Также он обязан быть коммуникабельным и владеть психологическими навыками.

Кроме этого, секретарь должен разбираться в деталях и специфики предприятия, знать основополагающие моменты производства и деятельности своей организации.

В обязанности секретаря входит также обеспечение канцтоварами и другими материалами совещаний, переговоров и различных встреч. Нередко от него зависит деятельность всего офиса.

Секретарь должен вести учет всех телефонов и других контактных данных руководителей, сотрудников других предприятий и организаций.

Для поддержания имиджа организации секретарь обязан обладать культурой общения, иметь грамотную речь, быть тактичным и деликатным.

С каждым годом требования к офис-менеджеру неуклонно растут. Сегодня профессиональный секретарь нередко обладает высшим образованием.

Достоинства и недостатки профессии

К плюсам деятельности секретаря можно отнести:

широчайший круг общения;
способность организовывать людей;
отсутствие физического труда;
возможность совмещения выполнения служебных обязанностей с учебой.

К недостаткам секретаря относятся:

ненормированность рабочего дня;
необходимость быть всегда в форме и отлично выглядеть, в независимости от настроения или других обстоятельств;
невозможность часто болеть и опаздывать.

Мероприятия

В день секретаря звучат поздравления от руководителей предприятий и организаций своим помощникам. За особые заслуги могут даваться премии, ценные подарки и другие поощрения. Большинство руководителей ценят своих секретарей и поэтому создают самые благоприятные условия для отдыха офисного персонала. Нередко в честь их организовываются корпоративы и банкеты.

У руководителя компании должны быть удобный кабинет, хорошая память и расторопный секретарь. Если без первых двух атрибутов он еще как-нибудь сможет обойтись, то без человека, выполняющего множество полезных функций и максимально облегчающего работу своего босса, это просто нереально. Секретари планеты, как и представители любой другой специальности, каждый год принимают поздравления от коллег, начальства, родных, близких людей в связи с профессиональным праздником. Праздник Международный день секретаря отмечается каждый год в среду последней полной недели апреля. В 2020 году праздник Международный день секретаря выпадает на 22 апреля, когда в воздухе уже чувствуется аромат зелени и первых цветов, а птицы радуют дивными трелями всех вокруг.

История праздника Международный день секретаря

Праздник Международный день секретаря впервые появился чуть более 60 лет назад. Это была идея Гарри Клемфусса, журналиста-публициста из Нью-Йорка, который со всей очевидностью понимал важность данной профессии в деловом мире и пытался донести сей факт до умов общественности. Действительно, хороший, опытный секретарь – залог успеха деятельности любого руководителя, ведь зачастую обязанности офисного служащего простираются далеко за пределы набора документов в текстовом редакторе компьютера, составления графика встреч и мероприятий для начальника и ответов на поступающие в приемную телефонные звонки.

Среда последней полной недели апреля – таков момент празднования Международного дня секретаря. Эти 7 дней в свою очередь каждый раз именуются Неделей профессиональных административных работников. В год основания праздника (1952) она выпала на начало июня, поэтому получила название Национальной, впрочем, как и сам День секретаря.

Как же в итоге международный день секретаря оказался в апреле? Его просто переместили через три года, а еще спустя 26 лет превратили в Неделю/День профессиональных секретарских работников. В преддверии третьего тысячелетия за офисной семидневкой и, соответственно, апрельской средой закрепили окончательно название Недели/Дня профессиональных административных работников, к которому мы привыкли сегодня. Но в кругах самих отмечающих праздник именуется еще проще: День офисных работников. Отсюда следует, что секретари – не единственные, кого чествуют в этот день. Искренних поздравлений и памятных подарков заслуживают также офис-менеджеры, помощники руководителей, делопроизводители, ассистенты и пр.

Профессия секретарь

Специальность, требующую от своего владельца стрессоустойчивости, внимательности и всегда лучезарной улыбки, чаще всего выбирают женщины. Профессия секретарь вообще очень востребована, о чем свидетельствует статистика. И ведь правда, секретарь является, по сути, первым после руководителя лицом любой офисной организации, правой рукой главы компании, человеком, больше которого в рамках учреждения не знает никто - не считая, конечно, самого начальника. В зависимости от разновидности профессии, а их немало, административный работник, выполняющий поручения босса, кроме этого по долгу службы контактирует с прочими сотрудниками. И здесь уже второй стороне важно расположить к себе секретаря, дабы просьбы, адресованные ему, не были отклонены. «Власть имущих», например, заместителя руководителя, финансового директора, это не касается.

Секретарь выполняет различные виды деятельности нередко за весьма скромную плату. На размер заработка влияет и компетентность специалиста, и статус компании, и личная политика руководителя организации.

Среди основных функций секретаря можно выделить работу с документацией, прием телефонных звонков, формирование расписания делового дня босса с напоминаниями ему о том или ином запланированном событии, общение с посетителями.

Ознакомившись с данным списком, можно подумать, что офисный работник рассматриваемой категории непременно должен иметь высшее образование. Но и здесь важную роль играет как разновидность профессии, так и уровень компании. Например, секретарь на ресепшн в основном лишь отвечает на телефонные звонки и дает необходимые рекомендации посетителям – для этого достаточно обладать приятным голосом без речевых изъянов. А на плечах секретаря-референта лежит в большей степени набор текста с максимальной скоростью и отработанное до автоматизма обращение с оргтехникой. Понятно, что нужно хотя бы компьютерные курсы окончить, прежде чем начинать поиски работы в данном направлении.

У одних людей должность секретаря упорно ассоциируется с образом «книжной крысы» и «синего чулка», а других – с девицей легкого поведения, пустышкой, размалеванной, словно кукла. Фантазировать никому не запретишь, но эти клише позаимствованы скорее из фильмов и сериалов, чем из жизни. На практике работа секретаря – во многом каторжный труд от звонка до звонка, а то и сверхурочно. Зато награда может оказаться очень сладкой: от незначительного подъема по карьерной лестнице в отдельных учреждениях до должности исполнительного директора.

Что подарить?

Офисный работник – одна и тех специальностей, представителям которых выразить восхищение и проявить уважение в профессиональный праздник не составит ни малейшего труда. В качестве подарка на праздник 24 апреля Международный день секретаря можно преподнести что угодно: предмет, имеющий непосредственное отношение к деятельности секретаря, или отвлеченную вещицу.

Со вторым вариантом совсем все просто: шикарный букет цветов, коробка дорогих шоколадных конфет, книга любимого автора, маникюрный набор, коллекционное издание слезных мелодрам на DVD-диске – выбирайте, что угодно из списка и не ошибетесь. Что же касается профессиональных презентов, здесь придется проявить немного фантазии и энтузиазма. Красиво оформленный ежедневник-органайзер или блокнот, дизайнерская ручка докажут ваше серьезное отношение к деятельности и уровню компетенции секретаря. Оригинальные наручные часы будут полезным подарком, благодаря которому у офисного работника шансов опоздать на службу или что-то не успеть совсем не останется.

Так как секретарь должен не только готовить кофе, чай для своего начальника, но и себя в течение дня время от времени баловать тонизирующими напитками в целях повышения работоспособности, вручите ему хороший электрочайник или кофейный набор, а можно и одиночную кружку с незаурядной надписью.

Мышка, коврик для нее, новые колонки, чтобы иногда в перерывах музыку послушать, небольшой ноутбук, если средства позволяют – всё это также прекрасно впишется в понятие «памятная вещь» к празднику Международный день секретаря. И обязательно подпишите виновнице торжества открытку: многие люди убеждены, что главное - не подарок, а элементарное внимание.

Мы сердечно поздравляем всех офисных работников с праздником - Международным днем секретаря.

Уважаемые читатели, пожалуйста, не забывайте подписываться на наш канал в