Автоматизация бизнес процессов предприятия. Оптимизация бизнес-процессов предприятия. Примеры и идеи

Говорят, что те, кто живет в прошлом, не имеют будущего. То же самое можно сказать об организациях, которые отказываются принять все, что предлагают современные технологии. Современный деловой мир быстро развивается, и часто очень трудно успевать за постоянно меняющимися тенденциями. Кроме того, сложно удовлетворить ожидания клиентов, которые ждут немедленного отклика на свои запросы. Один из способов идти в ногу с технологиями и со временем - . Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов позволяет автоматизировать трудоемкие задачи, оптимизируя выполнение операций и выводя эффективность работы компании на новый уровень. Кроме того, автоматизация бизнеса позволяет вашим сотрудникам использовать свои навыки для выполнения той работы, которая им была поручена, не тратя ценное время на рутинные задачи.

Преимущества программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов

Согласно исследованию, опубликованному в 2013 году компанией CompTIA , существует пять аспектов деятельности, в которых, как полагают представители компаний, программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов может помочь улучшить результат: узкие места, которые замедляют работу (48 % респондентов), выполнение одних и тех же задач (46 % респондентов), плохое взаимодействие между отделами (39 % респондентов), трудности при обнаружении документов (33 % респондентов) и недостаточная прозрачность бизнес-процессов (27 % респондентов).

В частности, можно оптимизировать различные процессы, такие как:

Управление документами
Автоматизация документооборота
Оповещения о задачах по электронной почте
Маркетинговые кампании по электронной почте
Благодарственные письма
Напоминания об оплатах
Проверка и одобрение документов
Управление запросами сотрудников

Примите решение, какие рабочие процессы будут автоматизированы. После этого вы можете модернизировать их, разложив на этапы и настроив предупреждения и утверждения. Таким образом вы смоделируете реальные процессы, которые обычно выполняются вручную. К популярным областям использования автоматизации относятся маркетинг, управление клиентами и поддержка клиентов.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Помимо оптимизации существует множество преимуществ внедрения автоматизации, в том числе:

Снижение затрат. Можно нанять меньшее количество сотрудников, так как уменьшится объем работы.
Более эффективное использование сотрудников. Руководители могут уделять больше времени своим сотрудникам и отслеживать важные задачи, а не тонуть в проверках, одобрениях и запросах.
Оптимизация сотрудничества. Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов можно использовать для создания пространства, в котором члены команды будут обмениваться файлами и получать оповещения, когда документы были обновлены, изменены или переданы одним участником другому. Это позволяет всем оставаться в курсе происходящего и улучшает общение.
Улучшенная поддержка клиентов. Без автоматизации бизнес-процессов службе поддержки клиентов или справочной службе может быть сложно отслеживать все запросы. Благодаря программному обеспечению для создания запросов ни один клиент не ускользнет от вашего внимания. Это поможет сотрудникам службы поддержки быстрее и эффективнее реагировать на запросы клиентов, повышая их удовлетворенность.
Повышение общей производительности. Благодаря автоматизации бизнес-процессов уменьшается количество ошибок, допущенных вручную, а сотрудники больше сосредотачиваются на работе.
Повышение удовлетворенности сотрудников. По данным , 55 % сотрудников оценивают наличие у них возможности использовать свои навыки и сильные стороны как "очень важный" фактор для ощущения удовлетворенности от своей работы. Когда вы освобождаете сотрудников от выполнения рутинных задач, у них остается больше времени на ту работу, которую они умеют делать лучше всего.

Выбор подходящего программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов

При выборе важно учитывать множество факторов, включая цену, соответствующую вашему бюджету, решение, которое интегрируется с вашими текущими приложениями, а также репутацию и способность поставщика предложить вам высококачественные решения и качественное обслуживание. Чего же вы ждете? Сделайте шаг в будущее и повысьте эффективность деятельности с помощью автоматизации бизнес-процессов.

Под автоматизацией бизнес-процессов понимают передачу функций персонала автоматизированным системам, которые стали возможны благодаря неимоверному росту технологий.

Если раньше было достаточно произвести продукт, то сейчас больший вес имеет эффективность его производства, производительность труда, стабильность и точность, а также сокращение ресурсов на функционирование предприятия.

Начнем с Примеров

Прежде чем перейти к основной части этой статьи, предлагаю Вам ознакомиться с примерами на основе оптовой торговли. Они понятно показывают, для чего нужна автоматизация, что это такое и как она работает.

Пример 1. Продажи

Вспомним прошлое: раньше, чтобы заключить договор на поставку, Вы приезжали к клиенту, вели , записывали его номер в лучшем случае в ежедневнике. После этого возвращались в офис, чтобы подготовить .

Только вот по пути в офис Вас атаковали другие клиенты со своими вопросами, и по приезду Вы уже смутно помнили, о чем вели переговоры на встрече.

В итоге кое-как вспоминали, составляли коммерческое предложение, забыв вовремя позвонить клиенту, т.к. напоминание об этом звонке записано уже 3 страницы назад. После Вы опять же приезжали к клиенту с коммерческим, потом с договором, а потом и за деньгами.

Сейчас же, автоматизация бизнес-процессов дает возможность работать удаленно, и не тратить время на путь до клиента и обратно. Так как вся история переговоров фиксируется в карточке клиента, а обо всех задачах по контракту у Вас стоят уведомления, чтобы не забыть про них.

Автоматизация продаж

Пример 2. Логистика

Чтобы иметь достаточный, но не излишний запас на своем складе, раньше Вы по-большому счету опирались на свое чутье: это вроде нормально берут, а вот та позиция идет так себе.

И нередко оно Вас подводило: то какие-то позиции годами лежали на складе, то в один момент всем Вашим клиентам подавай одну какую-то позицию, которая заканчивалась после второго звонка. На этом Вы постоянно теряли деньги, то от издержек на хранение, то от упущенных сделок.

Сейчас же у Вас есть современные системы складского и товарного учета, которые точно Вам показывают, какой клиент какую позицию и с какой периодичностью приобретает, и на основе этих данных прогнозирует будущий спрос.

Автоматизация логистики

Пример 3. Маркетинг

Помните, как Вы раньше проводили рекламные кампании? Могу напомнить: Вы вывешивали билборды вдоль трасс, покупали сомнительную базу емэйл адресов и делали по ним , нанимали промоутеров или обзвонщиков, чтобы они в холодную предлагали Ваши услуги.

И эффективность этих мероприятий Вы оценивали по следующему принципу: выручка выросла – эффективно, не выросла – не эффективно.

Сейчас же у Вас есть возможность показывать свою рекламу только заинтересованной , делать максимально персонализированные предложения и подогревать интерес к своей компании и продукту, а не работать по холодной базе.

А эффективность можно оценить по каждому отдельному рекламному каналу в разрезе пути от первого контакта до совершенных покупок.

Автоматизация маркетинга

Пример 4. Бухгалтерия

Вспомните своих бедных бухгалтеров, как они вешались в конце месяца/квартала/года, так как все делали вручную.

Сначала надо выяснить, сколько часов сотрудники работали в этом месяце, посчитать их зарплату, рассчитать налоги и отчисления по ним, подготовить для каждого зарплатный листок, выдать каждому зарплату (которая тоже пересчитывалась вручную).

А еще разобраться с отпускными, командировочными и больничными. А потом еще и с отчетностью разобраться, с проверками, с налогами. В итоге, пока с одним периодом разбираешься – начинается новый.

Сейчас же автоматизация бизнес-процессов дает возможность все сделать буквально в пару кликов. И это просто рай для них, относительно прошлого: вся база ведется автоматически.

Нужно лишь в конце отчетного периода нажать одну кнопку, бац и зарплата для всех рассчитана. Нажать другую – отчетность готова. Нажать третью – и все зарплаты и налоги перевелись на нужные банковские счета. А договора со счетами для клиентов вообще без участия бухгалтеров составляются.

Автоматизация бухгалтерии

Что такое бизнес-процесс

Вы уже загорелись вопросом автоматизации своего бизнеса? Если да, то правильно сделали. Но перед тем, как переходить к самой автоматизации, необходимо разобраться с бизнес-процессами, которые протекают в Вашей компании. И начнем с азов.

Бизнес-процессы – совокупность последовательных действий, направленных на производство и сбыт продукта, и поддержание нормального функционирования бизнеса.

Если простым языком, то это все действия персонала и взаимодействия между собой, которые происходят в компании.

Чтобы их определить и описать, достаточно ответить на вопрос: “Что и для чего Вы делаете внутри своего бизнеса, чтобы он приносил прибыль?”

Конкретнее

Приведу пример, вернемся опять к оптовой торговле. Для того, чтобы этим заниматься Вы нанимаете персонал, его обучаете, разрабатываете для них инструкции, следите за тем, чтобы они работали.

Покупаете или производите продукцию, арендуете склад для хранения, контролируете движения продукции и остатки.

В свою очередь маркетологи настраивают рекламу, получают и обрабатывают заявки, передают их логистам. Кладовщики собирают заказ, а транспортники доставляют продукцию до конечных клиентов. Сервисный отдел следит за качеством Ваших услуг и обслуживает клиентов.

Вы после этого оформляете документы, сдаете отчетность и платите налоги, начисляете зарплату. Кроме этого Вы организовываете и стратегические сессии, и анализируете прошлые показатели.

Совместно с этим, Вы разрабатываете новые продукты или услуги и запускаете их на рынок, выходите на новые рынки, расширяете деловые связи и тд.

Все, что я перечислил выше и есть бизнес-процессы, но описанные очень кратко. Ваша же задача разобрать каждое действие по винтикам, на много составляющих, чтобы получить более точное представление о том, как Ваш бизнес функционирует.

После этого Вы поймете, что можно автоматизировать, а где без участия человека пока не обойтись.

Типы бизнес процессов

Чтобы лучше разобраться в вопросе автоматизации процессов, необходимо понять какими они бывают. И выделяют 4 типа бизнес-процессов:

Виды процессов

Основные. Бизнес-процессы, которые непосредственно влияют на доход компании: производство, продажи, работа с клиентами и тд.
Вспомогательные. Бизнес-процессы, которые прямо не влияют на доход компании, но помогают ей нормально функционировать: бухгалтерский учет, документооборот и тд.
Развивающие. Бизнес-процессы, благодаря которым компания развивается и растет: планирование, бюджетирование, прогнозирование, и т.д.
Управленческие. Бизнес-процессы которые позволяют управлять бизнесом: решение текущих задач, и т.д.

Отдать на автоматизацию можно бизнес-процессы любого типа, но с тем условием, что они упрощают работу персонала, повышают производительность труда, но при этом не страдает качество продукта.

О том, какие именно процессы можно автоматизировать и каким образом, мы поговорим чуть ниже. Вам важно подойти к этому процессу основательно, а не копировать решения, правда ведь?

Методы описания

Детально описывать методы не стану, так как это уже тема отдельной статьи и даже не одной. Поэтому максимально просто и понятно. Итак, существует два основных метода описания бизнес-процессов: вертикальное и горизонтальное.

При вертикальном (функциональном) описании обозначаются лишь иерархические связи между бизнес-процессами и их последовательность.

При горизонтальном (процессном) описании, помимо последовательности, описывается еще и взаимосвязь между бизнес-процессами, необходимые инструменты и материалы для их выполнения.

Методы описания

И при горизонтальном и при вертикальном методе разделяют три способа описания.

1. Текст

Один из самых простых, но в то же время не очень эффективных способов. При использовании такого способа Вы просто последовательно описываете свои бизнес процессы и формируете из этих описаний документы, например, регламенты, инструкции или руководства.

Неэффективен этот способ из-за того, что обычно, когда человек читает текст, он воспринимает информацию последовательно, не акцентируя внимание на взаимосвязи и иерархии. Ну и что уж греха таить – обычно под конец документа первые мысли уже забываются.

Пример текста

2. Таблица

Этот способ эффективнее предыдущего, т.к. информация более структурирована, с помощью таблицы можно наглядно показать взаимосвязи и иерархию.

При таком способе выделяют несколько параметров, которые важно учитывать в бизнес-процессах. Они и ложатся в основу столбцов, по которым и описываются бизнес-процессы.

Пример таблицы

3. Схема

Этот способ наиболее эффективен, т.к. человек анализируя текстовую информацию в любом случае переводит ее в графические образы для восприятия. Поэтому, если Вы предоставите сразу графическую информацию, у человека уйдет меньше времени и сил на ее восприятие.

Обычно, бизнес-процессы при графическом способе описания представляются в виде блок-схем. Такой вид демонстрирует и последовательность, и иерархические связи, и горизонтальные, и трансформацию бизнес-процесса из-за определенных условий.

Пример схемы

Автоматизируем бизнес за 8 шагов

Многие ошибочно думают, что процесс автоматизации и внедрения современных технологий в свой бизнес это дорого и очень сложно: надо обладать огромным штатом сотрудников, иметь высокую квалификацию, вкладывать мешки денег.

На самом деле, в автоматизации бизнес-процессов нет ничего сложного. Наоборот, это увлекательный процесс, во время которого Вы начинаете лучше понимать свой бизнес. Каким образом сделать это максимально просто и эффективно читайте дальше.

Шаг 1. Ставим цель

Любое действие в бизнесе делается не просто так. И автоматизация также не делается ради автоматизации. Вам необходимо четко понимать для чего Вы хотите автоматизировать тот или иной бизнес-процесс.

Обычно, при автоматизации ставят следующие :

Повысить производительность труда;
Минимизировать ошибки;
Увеличить точность производимых вычислений;
Привести бизнес в системный вид;
Выполнить несколько задач параллельно;
Увеличить шанс принятия верных решение и их скорость;
Сократить издержки;
Наладить взаимодействие отделов между собой;
Повысить качество ;
Избавиться от рутинных задач.

Можно ставить и другие цели перед автоматизацией, но важно понимать, что автоматизация – помощник для Вашего бизнеса, а не исполнитель ключевых задач. К сожалению, машины умеют делать еще не всё. А может быть и к счастью.

Шаг 2. Определяем бизнес-процесс

Тут вспоминаем нашу главу про бизнес-процессы, подготавливаем их доскональное описание и идем далее.

Итак, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать зависит от поставленной Вами цели. И для того, чтобы их определить, необходимо цель разложить на мельчайшие критерии ее достижения.

После этого соотнести эти критерии с бизнес-процессами протекающими в компании и выявить действия, которые в большей мере влияют на достижение цели.

Так вот, на действия, которые в большей мере влияют на достижение цели Вы освобождаете время, путем автоматизации менее влиятельных действий.

Для того, чтобы грамотно выбрать бизнес-процесс, необходимо следовать следующей структуре:

Выявляем. Сначала необходимо досконально понять процесс, выявить последовательность и необходимость каждого действия;
Упрощаем. Далее по максимум упростить процесс, чтобы действия были как можно проще, не дублировались, а также убрать лишние действия;
Автоматизируем . И только после этого отдаем выявленные и упрощенные процессы на автоматизацию.

Приведу простой пример. Перед Вами стоит задача . Вы понимаете, что для этого необходимо больше уделять времени общению с клиентами, делать более персонализированное предложение, обрабатывать все заявки, точно соблюдать договоренности с потенциальным клиентом.

Вы разбираете свой процесс продаж по молекулам и получаете: сначала приходит звонок на телефон, менеджер проводит первичную квалификацию клиента, договаривается на следующий звонок, фиксирует договоренности в ежедневнике.

Продвинутые CRM-системы кроме вышеперечисленного, могут и маркетингом управлять и всем предприятием в целом. Если сказать простыми словами, то CRM-системы создают экосистему внутри предприятия, которая позволяет сотрудникам работать продуктивнее, не отвлекаясь на что-то лишнее.

Лидерами рынка таких систем в России являются Битрикс24 , SalesapCRM . У каждого игрока свои преимущества и недостатки, своя ценовая политика и в целом системы, рассказывать о которых в рамках данной статьи нецелесообразно.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, и специально для Вас я подготовил промокод “Megastart”. Он дает скидку 10% + еще 14 дней бесплатного периода. Просто сообщите его специалисту -> megaplan.ru

– ERP-системы

ERP-системы

Это такие системы, которые позволяют автоматизировать основные процессы в компаниях с помощью одного инструмента: начиная от производства, заканчивая документооборотом и бухгалтерией.

Это обширные комплексные решения, которые позволяют превратить бизнес в единую систему управления ресурсами и активами, увеличить эффективность менеджмента, благодаря постоянной оптимизации существующих бизнес-процессов и внедрения новых.

Ключевой принцип всех ERP-систем является модульность, что позволяет внедрять их в бизнес поэтапно. То есть сначала можно автоматизировать производство, потом продажи и сбыт, после этого взяться за документооборот и коммуникации внутри коллектива.

Лидерами в сфере ERP-систем являются SAP, Oracle, Microsoft. Ну и естественно, 1С, куда без него.

– PM-системы

PM-системы

Project Management системы созданы для автоматизации управления проектами. В таких системах автоматизации бизнес-процессов можно выбрать ответственного исполнителя, разбить проект на мелкие задачи, установить для каждой сроки и приоритет выполнения.

Такие системы важны для предприятий, где ведется много проектов параллельно. Они помогают понять производительность персонала, их загруженность, соблюдение дедлайнов.

А также в одном месте видеть всю историю работы над конкретным проектом или работы в целом, что может помочь в решении спорных ситуаций.

Принцип работы таких систем, в целом, одинаков. Различаются они интерфейсом, какими-то фишками, возможностями расширения или интеграции с другими инструментами.

Примерами подобных систем являются Trello, Asana, ToDoist.Также, системы управления проектами в той или иной мере реализованы в современных CRM и ERP системах.

– Системы аналитики

Системы аналитики

Системы аналитики направлены на помощь бизнесу в принятии решений: с помощью них можно выявлять тренды, закономерности и исключения, прогнозировать исходы принятия того или иного решения.

Системы аналитики собирают исходные данные воедино, благодаря аналитическим моделям формируют различные отчеты, на основе которых можно принимать взвешенные решения. Таким образом автоматизируется процесс принятия решений.

Существуют инструменты аналитики, которые просто позволяют видеть картину бизнеса и важные показатели. К такому виду относятся, например, инструменты от Яндекс и Google ( и Google Analytics соответственно).

Автоматизация бизнес-процессов набирает все большую популярность на современном рынке. Это связано ч тем, что механизмы автоматизации позволяют прежде всего сократить издержки любого производства, а следовательно – сделать бизнес более эффективным.

Историческая справка и системы, внедряемые сегодня.

Началом применения ERP–систем можно считать 60-е годы. Тогда эти системы, в основном, использовались для контроля и управления товарно-материальными запасами, причем системы того времени полностью копировали традиционные подходы к этим операциям.

В 70-х годах фокус сместился в сторону MRP (Material Requirement Planning), системы помогали составлять календарные планы с учетом возможностей и потребностей сборочных единиц, необходимого сырья и компонентов.

В 80-х появилась концепция MRP-II, основной задачей которой была оптимизация всех производственных процессов. Поначалу MRP-II являлось добавлением к MRP возможностей планирования работы цехов и распределения внутри завода. Позже добавилось управление финансами, кадрами, инжиниринг, управление проектами и т.д. Фактически MRP-II – это прародитель ERP-систем.

Появившиеся в это же время CRM-системы использовались исключительно для прямого маркетинга, чтобы оперативно получать информацию о клиенте, с которым общается менеджер или продавец (в основном по телефону) и сохранять информацию об истории общения. Развитие CRM-систем шло плавно, они постепенно росли в функциональном плане, в 90-х они уже не только предоставляли возможности для сбора, сохранения и управления информацией о клиенте, но и предоставляли функции персонификации: различные бонусы для определенных клиентов или групп.

Стандартные системы автоматизации бизнес-процессов в глобальном понимании можно разделить на два больших пласта: первый из них – это дорогие системы для крупных компаний, например, SAP, PeopleSoft, Oracle, Siebel или некоторые продукты Microsoft. Эти системы очень функциональны, есть возможность их гибкой настройки и адаптации практически под любую отрасль бизнеса. Автоматизировать можно солидное количество бизнес-процессов компании: маркетинг, продажи, производство и многие другие. Следует отметить, что стоимость и сроки внедрения, а также цена владения не под силу среднему и мелкому бизнесу (за границей терминология немного другая: там компания, в которой работает менее 300 человек считается мелким бизнесом).

Второй – это системы, которые по карману среднему и мелкому бизнесу. В качестве примера можно привести 1С и отраслевые системы. Здесь рынок более динамичный, стоимость одного внедрения значительно ниже цен в первой группе. Компании, обращающиеся за разработкой или внедрением системы, четко понимают задачи и добиваются максимальной отдачи т.к. еще не успели открыть тысячи филиалов по стране и серьезно бюрократизироваться. Следовательно, происходящие в них бизнес-процессы могут быть подвержены реинжинирингу без лишнего сопротивления.

Безусловно, рынок значительно многообразней и, при желании, можно разделять системы и дальше, на группы и подгруппы.
В России особую популярность приобрели системы из первого «пласта» для крупного бизнеса, а также отраслевые системы и собственные разработки для среднего и мелкого бизнеса.

Возможные проблемы и их решение

Стоит отметить, что компании могут столкнуться с некоторыми сложностями при внедрении и дальнейшей работе с системой. Как правило, эти проблемы не носят критического характера и легко устранимы.

Чаще всего это сложности, связанные с привычками сотрудников. При внедрении системы многие сотрудники, особенно «старой закалки» могут сопротивляться нововведениям. Тем более, что порой установке системы предшествует рутинная работа по учету остатков, инвентаризации, пересмотру уже имеющихся данных и переносу их из старой учетной системы в новую. Необходимость такой работы не всегда понятна сотрудникам и здесь важную роль играет мотивация. Бывает, что компания естественным образом избавляется от сотрудников, не способных вместе с ней перейти к новой системе.

Другая сложность связана с тем, что не всегда можно с уверенностью судить об оптимальности того или иного процесса. Сотрудник может (в силу привычки) выражать недовольство новыми схемами работы, но в ряде случае это недовольство может быть оправданным и необходима коррекция процесса. Кроме того, в идеале, в системе автоматизации процессов всегда должна быть реализована система обратной связи, чтобы явное нарушение процесса не только было заметно, но и отражалось на показателях сотрудника. К примеру – если менеджер по продажам работает с договорами в системе, логично, что бы прогрессирующий процент рассчитывался в той же системе на основе оплаченных счетов (по договорам данного менеджера). А это достигается лишь комплексным подходом к автоматизации. В данном случае, например, необходимо, чтобы функции выставления счетов и учета оплат также были интегрированы в систему.

Прогнозы на будущее

Можно и дальше продолжать спорить о необходимости автоматизации бизнеса, но факт существенного сокращения издержек на предприятии налицо. Например, с помощью такой системы производственные предприятия могут качественно повысить контроль над закупками и складами, улучшить координацию работы отдела логистики и тем самым напрямую сократить собственные издержки.

Если говорить о прогнозах в данной области – уже сейчас предприятия все чаще заказывают частичную или полную автоматизацию бизнеса. Причем, если раньше любая автоматизация считалась сверхдорогим удовольствием, то, сейчас малый и средний бизнес получил альтернативу в виде приложений на базе веб-решений. Подобные разработки набирают популярность, а возможности, заложенные в данную платформу, позволяют снизить сроки и стоимость как разработки и внедрения, так и владения. На мой взгляд, рынок средств автоматизации будет расти, причем в сторону малого и среднего бизнеса, т.к. далеко не все могут позволить себе заказать SAP или даже Microsoft Dynamics, позиционируемую часто, как решение для малого бизнеса. Кроме того, для узкоспециализированных организаций стоимость внедрения таких решений оказывается ещё выше.

DocsVision

DocsVision – универсальная система автоматизации документооборота и бизнес-процессов, разработанная на базе технологии.Net и тесно интегрированная с платформой и приложениями Microsoft. В состав системы входят приложения «Делопроизводство», «Управление процессами» и «Административное делопроизводство», средства разработки приложений и бизнес-процессов, а также программные шлюзы в Microsoft Dynamics AX, Microsoft SharePoint Portal и 1С:Предприятие 8.0. Решения, построенные на базе DocsVision, позволяют эффективно организовать работу с электронными документами и выполнение бизнес-процессов, связанных с информационным взаимодействием. Система предоставляет возможности для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, а также для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в системе, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им. Система оперирует хранящейся в ней информацией и взаимодействует с другими ИТ-системами предприятия, обеспечивая информационное единство и интеграцию систем при выполнении сквозных бизнес-процессов.

Автоматизация бизнес-процессов – это перевод типовых бизнес-задач и стандартных операций под контроль программно-аппаратного комплекса. В результате высвобождаются ресурсы, что позволяет увеличить производительность труда и эффективность стратегического управления. Для оптимизации работы организации используют системы моделирования и оптимизации исполнения бизнес-процессов. Как вы видите, актуальность автоматизации бизнес процессов очень высока.

Виды автоматизации

Автоматизация важных бизнес-процессов может проводиться в двух направлениях:

Работа над основными бизнес-процессами (общение с клиентами, управление продажами). Цель автоматизации данной сферы – повышение качества выпускаемой продукции, увеличение объема продаж, повышение доходности бизнеса.
Упрощение поддерживающих процессов. В качестве таких процессов может выступать бухгалтерский учет, делопроизводство, отчетность. Автоматизация этих действий не повлияет на увеличение доходов напрямую, однако поможет уменьшить время на выполнение рутинной работы.

Удобная система, в которой часто выполняется автоматизация бизнес-процессов – Битрикс 24, а также другое программное обеспечение: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».

Задачи автоматизации бизнеса

Автоматизация исполнения рутинных бизнес-процессов на предприятии с применением Битрикс 24 или других систем выполняется для решения следующих задач:

Поддержка оперативной деятельности организации, упрощение контроля и учета;

Быстрая подготовка различной документации для деловых партнеров. Пример: счет-фактуры, накладные, акты сверки;
Оперативное получение отчетов с информацией о состоянии дел в организации за любой отрезок времени;
Сокращение затрат на персонал, повышение эффективности рабочего процесса благодаря освобождению работников от рутинных действий;
Минимизация влияния на важные бизнес-процессы человеческого фактора;
Повышение качества обслуживания;
Безопасное хранение информации.

Преимущества автоматизации бизнес процессов

Автоматизация бизнес-процессов предприятия с использованием Битрикс 24 или другого программного обеспечения поможет повысить качество выпускаемой продукции, оптимизировать управление компанией.

Внедрение автоматической системы для моделирования и исполнения важных процессов обеспечит следующие преимущества:

Ускорение обработки информации, упрощение решения повторяющихся задач;
Автоматизация ручного труда;
Повышение прозрачности бизнеса;
Увеличение согласованности работы сотрудников, повышение качества работы;
Контроль больших объемов информации;
Уменьшение числа ошибок, повышение точности управления, возможность параллельного выполнения нескольких задач;
Оперативное принятие решений в типовых ситуациях.

Автоматизация бизнес-процессов – это возможность для руководителя оперативно получать подробную информацию в виде аналитических отчетов, благодаря чему управление компанией происходит с максимальным учетом внутренних и внешних показателей организации.

Как выполнить автоматизацию бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов, пример которой вы без труда найдете в многочисленных материалах, выполняется с использованием современных технологий. В таблице мы собрали основные примеры автоматизации и оптимизации бизнеса.

Инструмент	Особенности
Облачные технологии	Отсутствие необходимости в собственном сервисе компании. Оптимально подходит для малого бизнеса благодаря низкой стоимости.
Автоматизация инструментов маркетинга	Использование CRM-систем, программ для автоматизации BI-систем и контекстной рекламы.
M&M, межмашинное взаимодействие	Обеспечивает минимальное участие человека в моделировании и исполнении процессов, в которых он не всегда может адекватно, оперативно реагировать на изменения.
Big Data	Бизнес-аналитика на основе большого количества данных. Решение для крупных компаний: для обработки значительных объемов данных нужно специализированное оборудование.
Анализ информации в режиме реального времени	Возможность выполнения полностью синхронизированных операций благодаря эволюции систем автоматизации бизнеса в системы обработки транзакций в реальном времени.

Автоматизация бизнес-процессов является важным условием успеха организации любых масштабов, независимо от сферы деятельности или структуры. Быстро меняющаяся экономическая ситуация, необходимость снижения рисков, высокие скорости принятия решений – все это требует современных подходов. Благодаря использованию автоматики появляется возможность высвободить ценные ресурсы и сосредоточить максимум усилий на ключевых направлениях деятельности.

Бизнес-процессы предприятия

В бизнес-процессы включается последовательность этапов, шагов, функций и прочих действий, а также все взаимодействующие между собой участники организации (руководители, сотрудники, клиенты). Работа любого предприятия представляет собой ряд связанных бизнес-процессов.

Существует четыре основных вида бизнес-процессов:

Ключевые. Создают ценность товаров/услуг, повышают их цену на стадии монтажа, производства или другой промежуточной ступени;
Поддерживающие. Представляют ресурсы, важные для ключевых процессов, поддерживают инфраструктуру компании;
Процессы развития. Предоставляют возможности для усовершенствования будущей работы предприятия. В процесс включают обучение или повышение квалификации персонала, а также планирование дальнейшей деятельности компании;
Управляющие. Решают задачи компании при помощи оперативного управления, планирования, обучения, мотивации персонала.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия пройдет успешно лишь в случае, если руководитель умеет эффективно управлять этими процессами. Директор должен выстраивать работу компании так, чтобы бизнес-процессы выполнялись строго по составленной схеме и без сбоев. В идеале не должно уходить много времени на обработку документации.

Существует множество эффективных способов организации бизнеса. Наиболее рациональный вариант – комплексная автоматизация процессов на базе собственной или адаптированной модели информационной системы. Использование систем автоматизации позволяет увеличить прибыльность производства и значительно сократить издержки.

Актуальность автоматизации бизнес процессов

Существует ряд симптомов, которые указывают на необходимость комплексной автоматизации бизнес-процессов (в их числе и процессов снабжения) компании:

Фирма работает с перебоями, сотрудники не могут координировать действия и выполнять их слаженно;
В компании имеют место регулярные задержки, искажения и потери информации;
При выполнении повседневной работы специалисты компании не могут отодвигать собственные интересы на второй план;
Задачи фирмы выполняются неэффективно, клиентоориентированность развита очень слабо;
У сотрудников нет четкого понимания того, как их деятельность сказывается на показателях организации;
Нет явного распределения, кто из сотрудников отвечает за конкретные цели и функции предприятия;
Отсутствуют временные рамки для выполнения задач;
Компания не всегда работает в интересах клиентов.

Если хотя бы несколько из описанных признаков присутствуют в вашей компании – значит, требуется автоматизация бизнес-процессов, чтобы сделать деятельность предприятия более продуктивной и успешной.

Определение целей автоматизации.

Прежде чем начать действия по автоматизации процессов бизнеса, необходимо поставить перед собой конкретные стратегические цели. Обдумайте, чего вы хотите достичь, какие задачи вам должна помочь решить автоматизация управления бизнес-процессами. Например, автоматизация бизнес процессов управления снабжением отличается от автоматизации работы с клиентами. Если в первом случае вам надо заняться оптимизацией логистики, прием\отправка груза и т.д. То во втором случае вам необходимо отслеживать другие показатели: звонки, эффективность воронки продаж и т.д.

Формализация бизнес-процессов.

Для описания бизнес-процессов требуется определить, какие в них присутствуют подпроцессы, как движется информация, в какой последовательности выполняются мероприятия, какие есть ограничения и какими ресурсами вы сможете воспользоваться.

Оптимизация бизнес-процессов.

После разработки модели специалисты анализируют их, чтобы затем перевести из желаемой в реальную. Затем составляется план по достижению заданных целей с использованием процессов. В итоге выстраивается бизнес-процесс, из которого исключены лишние операции и задержки.

Разработка технического задания.

Определяются точные задачи, которые не могут быть решены без участия владельца.

Кодирование информации, разработка должностных инструкций.

Организация, которая занимается внедрением автоматических решений, выполняет кодирование информации. На данном этапе рекомендуется также начать разработку служебных инструкций, чтобы упростить обучение персонала в будущем.

Обучение сотрудников.

Этот этап требуется только тогда, когда структура рабочего процесса изменяется или планируется изменять состав сотрудников.

Опытная эксплуатация.

Оценить продуктивность системы автоматизации можно только одним способом: применить ее на практике. Этот этап поможет отладить рабочий процесс и избежать ошибок.

Бизнес-процессы: трудности перехода

Система автоматизации бизнес-процессов не всегда внедряется быстро и легко: в процессе могут возникать определенные проблемы и трудности. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся из них.

Затягиваются сроки реализации проекта.

Часто это случается, когда процессы не разбиты на управляемые блоки и контрольные точки не выделены. Решить эту проблему можно выделением общих логических схем, установкой последовательности операций внедрения системы автоматизации процессов бизнеса.

Отсутствуют логические рамки проекта.

Процесс не будет затягиваться, если в утвержденном документе будут четко прописаны временные ограничения. В роли последних могут выступать проектные решения или технические задачи.

Ресурсы привлекаются не своевременно, а их качество оставляет желать лучшего.

Персонал компании не принимает нововведения.

Воспользуйтесь различными информационными ресурсами, чтобы сообщить сотрудникам об автоматизации процессов бизнеса. Особое внимание уделите важности внедрения. Если уладить конфликт не удастся, увольте организатора протеста.

Отсутствует реальное тестирование функциональных возможностей автоматизированных бизнес-процессов.

Для организации рабочего процесса требуется выделять положительные результаты. Для этого проанализируйте результаты после определенного временного периода, при необходимости доработайте полученные показатели до идеала.

Нет эффективной системы управления.

Решить эту проблему поможет приглашенный специалист по конфликтологии. Он поможет разрешить конфликты и споры между работниками и урегулировать сложные ситуации.

У проекта низкий приоритет, и его выполнение происходит по остаточному принципу.

Найдите и устраните причины небрежного отношения к проекту. Если ситуация не изменяется – замените исполнителя.

Цели проекта не определены, отсутствуют критерии достижения целей или оценки результатов.

Критерии оценки требуется составлять индивидуально, учитывая направление проекта. Определив конкретные цели проекта, вы упростите реализацию поставленных задач и быстрее добьетесь положительных результатов.

Автоматизация бизнес-процессов управления снабжением или других процессов в конечном итоге поможет вам оптимизировать работу предприятия, сделать ее эффективной.